Het boekje “heeft iemand de overhead nog nodig?” van Mark Huijben & Arno Geurtsen is een van de leukste boekjes van de afgelopen jaren. Dat komt omdat ze toegankelijke en inzichtelijk een schets geven van de ontwikkelingen in de overhead; en eigenlijk veel meer dan dat. Ze schetsen ontwikkelingen die de hele organisatie beïnvloedt. Daarnaast onderbouwen ze de ontwikkelingen ook op overtuigende wijze en nodigen ze uit om door te denken op de betekenis van de ontwikkelingen. Hieronder gaan we in op de ontwikkelingen die in het boekje centraal staan en vervolgens op de onderbouwing en de betekenis van de ontwikkelingen.

De ontwikkelingen in de overhead die Mark Huijben en Arno Geurtsen schetsen zien er globaal als volgt uit:

  • Medewerkers doenoverheadtaken steeds meer zelf. Dit kan steeds gemakkelijker door ICT ontwikkelingen. Declaraties invoeren, verlof aanvragen en andere personeelsaangelegenheden kunnen medewerkers zelf, evenals taken die de secretaresse eerst deed, zoals vergaderingen plannen en zalen regelen. Bij, bijvoorbeeld de rijksoverheid, is deze onwikkeling al zeker een decennium gaande. Met het invoeren van P-direct (shared service voor alle departementen) zijn veel van de personeelsaangelegenheden gedigitaliseerd en is de ondersteuning op afstand komen te staan http://www.p-direkt.nl/ Zelfsturende teams nemen ook delen van de taken over, zoals het maken van roosters. Mark Huijben & Arno Geurtsen noemen hier het voorbeeld van Buurtzorg. Wijkzorg is georganiseerd op de schaal van de buurt; met ondersteuning van internet en ICT. De medewerkers zijn erg tevreden http://www.buurtzorgnederland.com/organisatie/.

  • Er zijn steeds minder mensen in dienst. Veel van het werk wordt door zelfstandigen gedaan. Personeelszaken wordt daardoor minder belangrijk. Managers hebben contractverlening als belangrijke taak. Bij veel overheden is dat m.i. in deze mate nu nog niet zichtbaar. Een opleidingsinstelling als het NCOI werkt wel op deze manier; alle docenten, ontwikkelaars, examinatoren enzovoorts werken op freelance basis.

  • Een kantoorgebouw is niet meer nodig. Er kan behoefte zijn aan een plek voor sociale ontmoetingen, maar dat hoeft niet per se in een kantoorpand. Schoonmaak, receptie en beveiliging zijn daarom ook niet meer nodig. Van gemeenten kennen we hiervoor het voorbeeld van de gemeente Molenwaard is hier sinds 2014 een voorbeeld van. Na een herindeling is besloten geen gemeentehuis meer te hebben. Tot nu toe werkt dit naar tevredenheid. http://www.vngmagazine.nl/archief/5138/molenwaard-schaft-gemeentehuis-af

Kortom, veel overhead taken vervallen of worden anders – digitaal - belegd. Er is dus veel minder overhead nodig; die alleen wat betreft ondersteunende bedrijfsvoeringstaken, maar ook wat betreft managers. De enige overhead taak die in gewicht toeneemt is ICT. Bovendien wordt ICT ook steeds belangrijker voor het primair proces van veel bedrijven. Bij banken is dat nu al zichtbaar.

Een sterk punt van het boekje is de onderbouwing van de ontwikkelingen. In de eerste plaats, omdat ze de lijn doortrekken van huidige ontwikkelingen naar de toekomst. Iedereen die het boekje leest zal ten minste een deel van de ontwikkelingen herkennen. De auteurs zetten de ontwikkelingen ook nadrukkelijk af tegen het beeld van de overhead van zes jaar geleden toen ze het boekje “wie heeft de overhead gezien” publiceerden. In zes jaar tijd is veel veranderd. In de tweede plaats onderbouwen ze de ontwikkelingen met een uitgebreide uiteenzetting over technologische ontwikkelingen. Met als boodschap dat die ontwikkelingen er zijn, en er altijd zijn geweest, en ook niet zijn te stoppen. Iedere ontwikkeling heeft tegenstanders gekend (denk aan de stoomtrein), maar gaat desondanks door. Bepaald type werk verdwijnt (zoals typistes) en ander werk komt terug (ICT). De boodschap is dus in wezen: de ontwikkelingen in de overhead kunnen wel op tegenstand stuiten, maar ze gaan toch door. En dat beschrijven ze op overtuigende wijze door veel voorbeelden te geven.

En het laatste wat het boekje interessant maakt is dat het uitdaagt tot het verder doordenken van de ontwikkelingen en de consequenties ervan. Dat komt met name doordat ze de ontwikkelingen koppelen aan creativiteit. Het gaat dan eigenlijk om de vraag: hoe kunnen de ontwikkelingen worden gebruikt? Kern daarbij is: denk aan iets dat niet meer kan en probeer dan een oplossing te vinden. Dit naar voorbeeld van Eduard De Bono. Verolgens doordenken ze de consequenties van de ontwikkelingen voor de overhead per taak.

Sommige ontwikkelingen zijn wat beter voorspelbaar dan andere. De ontwikkelingen rond personeelszaken zijn al volop in gang en herkenbaar. Andere ontwikkelingen zijn wat minder voor de hand liggend. Zo is de stelling dat er minder algemeen beleidswerk nodig is. Omdat iedereen zelf gemakkelijk over informatie kan beschikken. Voor mij is dat wel een beetje een schrikbeeld. Dat omdat een van de problemen van deze tijd m.i. verkokering is. Er wordt (te)veel vanuit specialisme – met de informatie omgegaan. Ontwikkelingen die we nu vaak zien is dat informatie – op bijna welk terrein dan ook – niet goed wordt gekoppeld. Wie houdt het totaalbeeld in de gaten en zorgt voor goede, verantwoorde koppelingen van informatie? Maar om in de sfeer van het boekje te bijven; de ontwikkelingen zijn ingezet het is zaak om na te denken hoe op creatieve wijze met de ontwikkelingen om te gaan en ze ten goede van bijvoorbeeld kwetsbare burgers in te zetten. Als Think Public denken we daarbij aan sociale innovatie[1]. Medewerkers moeten in hun kracht worden gezet, hun talenten en kennis moeten woren ontwikkeld en samenwerken met externe partijen staat voorop. Gezien de vrij radicale implicaties van de technologische ontwikkeling geschets door Mark Huijben en Arno Geurtsen is dat niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk.

Elma van de Mortel

 


 

[1] Onderzoeksrapport: Erasmus concurrentie – en innovatie monitor 2013-2014, Rotterdam school of management, p. 3 Sociale innovatie omvat veranderingen in organisatievormen, dynamisch managen, het gebruik maken van talenten en kennis van medewerkers, en samenwerken met externe partijen met als doel om de kennisbasis beter aan te wenden en de concurrentiepositie te handhaven dan wel te versterken.

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op

info@thinkpublic.eu / 073 888 40 20