De Open Space Overheid

 

De gemeente van de toekomst werkt met een Open Space model. Volgens adviseur Ard Schilder (Think Public Advies) zijn de decentralisaties daarvoor een goed startpunt. Dit zei hij in een speciale bijlage van het Financieele Dagblad over de "gemeente van de toekomst".

Decentralisaties als impuls voor de ‘Open Space’ overheid
Sociale wijkteams of gebiedsteams die hun voelsprieten tot diep in de samenleving kunnen steken en ruimte geven aan anderen om zaken te organiseren. Dit is een belangrijke beweging die in gang is gezet met de decentralisaties van overheidstaken rond participatie, welzijn en jeugdzorg. In plaats van wachten bij de loketten waar mensen naartoe komen, zal er meer beweging komen vanuit de gemeente naar de leefwereld van bewoners.

Het is een manier van werken die alleen kan slagen als de lokale overheid zich open opstelt; kijken hoe je samen het beste een situatie kunt aanpakken. De gemeente ziet zichzelf dan niet als ‘de expert’, maar zoekt oplossingen in interactie met betrokken personen en organisaties. Zij beschikken over eigen netwerken en diverse achtergronden. Als overheid dat benutten en daarop aansluiten is efficiënter en effectiever dan alles zelf willen doen. De kracht van de massa is steeds belangrijker. Je ziet dat besef al sterk in de technologische sector, waar Open Space Technology niet meer weg is te denken. In de sociale sector moet dat besef nog groeien. Het geeft wrijving en vraagt gewenning, maar dat hoort bij vernieuwing. Mensen willen dat het anders gaat, dat de overheid niet op afstand dingen bepaalt. Dat merk je bijvoorbeeld aan de groei in eigen -initiatieven die burgers nemen rond zorg en ondersteuning. Zoiets ontstaat soms uit onvrede en ongeduld, maar is in de basis iets positiefs.”

De Open Space methodiek
Open Space is een werkvorm voor grote groepen die over de hele wereld wordt toegepast. De methode maakt het mogelijk om grote groepen mensen (10 - 10.000) met elkaar in gesprek te brengen over vraagstellingen die complex en toekomstgericht zijn. Op basis van een centraal thema kunnen deelnemers hun eigen inbreng bepalen. Open Space betekent een open ruimte, eigenlijk een eenvoudige, maar krachtig raamwerk. In Open Space gelden er vier principes:

De deelnemers zijn de juiste personen
Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
Het begint wanneer het begint
Als het voorbij is, is het voorbij

Open Space is afgeleid van ‘de koffiepauze’. De uitvinder van Open Space (Harrison Owen) merkte tijdens een conferentie dat de echt belangrijke onderwerpen tussen de bijeenkomsten door werden besproken. Tijdens de koffiepauze spraken deelnemers enthousiaster over het onderwerp dan in het officiële programma. Wat verklaart het succes van de koffiepauze? Je praat over dingen waarover je graag praat, met de mensen met wie je wilt praten, en zolang het interessant genoeg is. Dit zijn precies de spelregels van Open Space! 

Open space overheid voor complexe maatschappelijke vraagstukken
De lokale overheid kampt steeds meer met complexe en taaie vraagstukken, die niet zo eenvoudig zijn aan te pakken. Deze zijn uitermate geschikt om via een Open Space methode op te pakken. Denk aan vraagstukken waar veel belangen en meningen een rol bij spelen, het belangrijk is dat er voor de gevonden oplossing een groot draagvlak wordt gevonden, en dat er ook nog een beetje tempo nodig is. Deze vraagstukken lenen zich er niet voor dat dat de overheid zelfstandig en gepland een oplossing zoekt via een standaard procedure. Bij dit soort vraagstukken is het beter ambtenaren en bestuurders te zien als één van de spelers binnen een dynamisch maatschappelijk veld; zij leggen verbindingen tussen initiatieven en belangen.

Gericht inzetten van Open Space overheid model
Het inzetten van het Open Space overheidsmodel vraagt specifieke competenties en capaciteit. Het over de volle breedte voor alle overheidstaken inzetten is dus niet slim en ook niet nodig. Voor die taken die geen ontwikkelkarakter hebben en standaard procedures en producten kennen, is het verstandiger in te zetten op ‘lean management’ en het zoeken van efficiëntie door toepassing van ICT en grootschaliger organisatie.

Dit maakt mensen en middelen vrij om ingezet te worden in het Open Space model voor de complexere taken met ontwikkelkarakter. Daarnaast kenmerkt het Open Space model zich doordat expertise en capaciteit van buiten de eigen organisatie wordt gezocht. Niet aan het eind van een proces om nog draagvlak te krijgen, maar vanaf het begin om denkkracht, expertise en netwerken van buiten meteen in te zetten. Dit vergt een open en ‘persoonlijker’ optreden van de overheid, die minder als ‘systeem’ opereert maar meer als organisatie met gevoel voor de menselijke maat.

Dat met de decentralisaties ook bezuinigingen gepaard gaan, hoeft dan niet te betekenen dat overheden minder kunnen doen. Het is een impuls om te kijken hoe dingen anders kunnen. Haak aan op zaken die nu al gebeuren en ondersteun goede initiatieven met faciliteiten of een wijkbudget in plaats van de energie en middelen te steken in de eigen organisatie en puur interne oplossingen. Het gesprek over de decentralisaties en de vormgeving daarvan is nu voor het grote deel toch nog een interne aangelegenheid, ook al is de beweging naar buiten toe ingezet. De opgave en kans  voor gemeenten is om met de extra middelen die per saldo overkomen de kanteling naar een ‘Open Space Overheid’ richting de lokale samenleving definitief door te zetten. Klik hier voor meer voorbeelden van een innovatieve overheid. 

Wilt u toetsen hoe ‘Open Space’ uw organisatie is of zoekt u begeleiding bij het toepassen van de methodiek in de publieke sector, neem contact met ons op!

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op

info@thinkpublic.eu / 073 888 40 20